Cómo preparar un dosier para solicitar plaza en una feria artesanal

Qué es un dosier de expositor

Es una presentación ordenada de tu trabajo para que la organización pueda valorar su encaje con el evento. Según la convocatoria, puede ayudar a identificar:

• la categoría a la que pertenecen tus productos;
• qué parte del proceso realizas tú;
• los materiales y las técnicas empleadas;
• la variedad real que ofrecerás;
• el aspecto y las dimensiones del puesto;
• las necesidades básicas de montaje;
• la coherencia entre la candidatura y la propuesta que verá el público.

El dosier no sustituye el formulario de inscripción. Tampoco sustituye certificados, permisos, declaraciones o acreditaciones que la convocatoria pida por separado. Si necesitas organizar esa parte, consulta nuestra guía sobre qué documentación necesitas para participar como expositor.

Antes de diseñar nada, convierte las bases en una lista

No empieces copiando el PDF que utilizaste para otra feria. Primero revisa la convocatoria actual y separa las instrucciones del contenido.

La diferencia entre convocatorias puede ser considerable. Las bases 2026 de la Feria Mercado de Artesanía de la Comunidad de Madrid solicitan una memoria del proceso, fotografías del taller, un dosier fotográfico amplio y una imagen del puesto, con una excepción para quien participa por primera vez. En cambio, la convocatoria 2026 de Corazón de la Artesanía de Galicia pide una selección máxima de cinco fotografías de producto junto a la documentación indicada.

Estos ejemplos no establecen una regla. Demuestran por qué debes revisar las bases aunque ya tengas un dosier preparado.

Qué debería contener tu dosier base

La versión base es tu archivo de trabajo. Debe contener suficiente material para crear distintas candidaturas sin empezar desde cero. No es necesario enviar siempre todos sus apartados.

1. Una portada que identifique el proyecto

Incluye el nombre comercial o del proyecto, una actividad explicada con palabras reconocibles, la persona responsable, el correo y teléfono profesional, la localidad cuando sea relevante y la fecha de actualización.

La portada no necesita una composición publicitaria compleja. Su función es que el documento se identifique aunque se descargue y se separe del formulario.

2. Una presentación breve y concreta

Explica en un párrafo qué productos elaboras, quién participa en su elaboración, qué materiales utilizas, cuáles son las técnicas principales y qué distingue tu propuesta de otras de la misma categoría.

Evita frases que podrían utilizarse para cualquier proyecto, como «creaciones únicas hechas con mucho amor» o «productos de gran calidad». Sustitúyelas por información que pueda comprobarse.

En Trama Suelta diseñamos y confeccionamos bolsos, neceseres y pequeños accesorios textiles en series cortas. Seleccionamos las telas, realizamos los patrones, cortamos y cosemos cada pieza en nuestro taller de Pontevedra. Para esta feria proponemos una colección de lino y algodón en colores naturales, con piezas ligeras pensadas para regalo y uso diario.

Trama Suelta es un ejemplo ficticio creado para esta guía. El texto permite entender el producto, el proceso, el lugar de trabajo y la colección propuesta sin recurrir a adjetivos difíciles de valorar.

3. Los productos que realmente llevarás

Agrupa la propuesta por familias. Para cada una puedes indicar el tipo de producto, los materiales, la técnica, las medidas aproximadas, las variantes relevantes y una fotografía general con algún detalle cuando aporte información.

No conviertas el dosier en un inventario de todas las piezas que has creado. Una selección corta y representativa suele explicar mejor la propuesta que muchas imágenes casi iguales.

Comprueba además que los productos pertenecen a la categoría para la que solicitas plaza. El puesto debe corresponderse con la candidatura que se valoró.

4. Materiales, técnicas y proceso

Describe el proceso con el detalle necesario para comprender tu intervención. No hace falta revelar fórmulas, proveedores ni información confidencial.

1. Explica cómo seleccionas o preparas los materiales.
2. Indica qué fases realizas en el taller.
3. Menciona las herramientas o técnicas principales.
4. Describe cómo ensamblas, cueces, tiñes, coses, tallas o acabas el producto.
5. Resume qué controles realizas antes de venderlo.

Las fotografías de proceso deben aportar información. Una imagen de las manos trabajando, una mesa con piezas en distintas fases o una herramienta en uso puede explicar más que una descripción abstracta. Si una parte del trabajo está subcontratada o utilizas componentes ya elaborados, descríbelo con claridad cuando sea relevante.

5. Fotografías del taller

Inclúyelas cuando las bases lo pidan o cuando ayuden a comprender el proceso. El taller no necesita parecer un estudio de fotografía. Debe permitir reconocer un espacio real de trabajo y relacionarlo con las técnicas descritas.

Una imagen general y una o dos escenas de trabajo suelen ofrecer más información que varias fotografías del mismo rincón. Retira únicamente aquello que distraiga, revele datos personales o pueda generar una impresión equivocada. No hace falta eliminar las herramientas, los materiales o las señales de uso que forman parte del oficio.

6. El puesto y sus necesidades

Una fotografía del puesto permite entender la presentación y la ocupación del espacio. Acompáñala, cuando corresponda, de las medidas, el mobiliario propio, la estructura o carpa, la iluminación, la potencia eléctrica, los elementos que sobresalen, las necesidades especiales y el tiempo aproximado de montaje.

Utiliza una fotografía reciente. Si has cambiado el mobiliario, los colores o la gama de producto, actualízala antes de seguir enviando el dosier antiguo.

Si todavía no tienes una fotografía del puesto

No utilices una imagen ajena ni presentes un montaje inventado como si fuera real. Cuando las bases lo permitan, puedes aportar una prueba de montaje en casa o en el taller, un croquis con medidas, una composición con fotografías reales de los elementos disponibles o una nota indicando que será tu primera participación.

7. Trayectoria, solo cuando aporta contexto

Si las bases valoran la experiencia, puedes resumir los años de actividad, la formación relacionada con el oficio, las ferias relevantes, los reconocimientos comprobables y las demostraciones o colaboraciones vinculadas a la propuesta. Una lista larga de actividades poco conectadas con el producto puede ocultar lo importante.

8. Precios, únicamente cuando se solicitan

Los precios no son un apartado obligatorio del dosier base. Si debes incluirlos, utiliza precios actuales, indica la fecha de referencia, presenta rangos cuando existan muchas variaciones y aclara si hay piezas por encargo o series limitadas. El dosier no tiene que sustituir tu tienda o catálogo de venta.

Cómo elegir las fotografías

La selección debe permitir comprender el trabajo sin verlo físicamente. Antes de añadir una imagen, pregúntate qué información aporta.

Criterios para hacer la selección

• Actualidad: deben representar lo que propones ahora.
• Variedad útil: muestra familias diferentes, no diez variantes casi iguales.
• Claridad: el producto principal debe reconocerse sin esfuerzo.
• Coherencia: texto, fotografías y categoría deben describir la misma propuesta.
• Honestidad: evita decorados, filtros o retoques que cambien el producto o el puesto.
• Calidad suficiente: revisa enfoque, luz, encuadre y resolución antes de exportar.
• Derechos: utiliza imágenes propias o que puedas presentar y publicar legalmente.

La imagen no necesita ser perfecta ni tener una estética de catálogo. Un taller y un puesto reales contienen materiales, herramientas y pequeñas irregularidades. Mantén esa realidad, pero evita datos personales visibles o elementos que ya no forman parte de la propuesta.

Cómo ordenar el documento

El orden debe ayudar a comprender el proyecto de lo general a lo concreto. Este índice ficticio muestra una posibilidad para Trama Suelta:

No copies el número de páginas como una norma. El ejemplo sirve para visualizar una secuencia clara: quién eres, qué propones, cómo lo haces y cómo lo presentarás. Si las bases establecen otro orden, utiliza ese orden.

Cómo preparar un PDF fácil de revisar

• Utiliza un tamaño de página habitual y una tipografía legible.
• Mantén suficiente contraste entre texto y fondo.
• No coloques párrafos largos encima de fotografías.
• Añade pies breves cuando una imagen necesite explicación.
• Reduce el peso de las imágenes sin dejarlas borrosas.
• No envíes el archivo editable salvo que lo soliciten.
• Evita enlaces que exijan iniciar sesión o pedir permisos.
• Comprueba que el PDF conserva el orden y que no corta imágenes o textos.
• Ábrelo en un móvil y en un ordenador.
• Utiliza un nombre reconocible, por ejemplo DOSIER_TramaSuelta_Feria-2026.pdf.

Si la organización fija un límite de peso, ese límite prevalece. No entregues un archivo mayor esperando que puedan descargarlo por otro medio.

Qué no debes mezclar por defecto en el dosier

El archivo general no es el lugar adecuado para conservar o compartir indiscriminadamente:

• DNI u otros documentos identificativos;
• certificados fiscales o de Seguridad Social;
• pólizas o recibos de seguros;
• acreditaciones con información personal;
• permisos sanitarios o documentación sectorial;
• datos bancarios;
• formularios firmados para otra convocatoria.

Adjunta estos documentos solo cuando la convocatoria los solicite y mediante el canal indicado. No publiques un enlace abierto que mezcle fotografías del proyecto con documentación personal.

Adapta el dosier para cada candidatura

1. Duplica tu archivo base y ponle el nombre del evento.
2. Extrae de las bases todos los requisitos de presentación.
3. Conserva únicamente las familias de producto que propones llevar.
4. Reordena los apartados para seguir el formulario o los criterios publicados.
5. Sustituye fotografías antiguas o poco representativas.
6. Añade medidas, precios o anexos solo si corresponden.
7. Revisa que el nombre del evento y el año sean correctos.
8. Exporta el PDF con el formato y el peso exigidos.
9. Guarda una copia exacta de lo enviado.

No cambies solo la portada. Una candidatura adaptada también revisa productos, textos, imágenes y necesidades del puesto.

Checklist antes de enviar el dosier

• He leído las bases y sé exactamente qué archivo o fotografías piden.
• El nombre del proyecto y los datos de contacto están actualizados.
• La presentación explica qué hago, con qué materiales y mediante qué proceso.
• Los productos mostrados son los que propongo llevar a esta feria.
• No aparecen artículos antiguos o ajenos a la categoría solicitada.
• Las fotografías permiten ver producto, detalles, escala y presentación.
• El texto y las imágenes cuentan la misma historia.
• La fotografía o propuesta del puesto corresponde a mi montaje real.
• Las medidas y necesidades técnicas son correctas.
• Solo he incluido precios si resultan pertinentes o los han solicitado.
• He separado los documentos personales y administrativos que deben adjuntarse por otra vía.
• El PDF respeta el formato, el peso y la cantidad de imágenes permitidos.
• He abierto el archivo desde otro dispositivo y los enlaces funcionan.
• El nombre del evento, el año y el nombre del archivo son correctos.
• He guardado la versión definitiva que voy a presentar.